Como funciona a implantação da RHGestor?

A RHGestor pode estar pronta para uso em cerca de 30 dias. Contudo, esse prazo varia conforme o porte da operação, os módulos contratados, o volume e a qualidade dos dados, as integrações necessárias e a agilidade nas validações do cliente.

Para quem já está avaliando a plataforma, o ponto principal é que entre a contratação e o início da operação, há uma sequência estruturada de diagnóstico, configuração, migração, integração, treinamento, testes e acompanhamento.

Afinal, o objetivo é colocar a solução em uso com aderência à rotina do RH, das lideranças e dos colaboradores. Saiba mais!

O que acontece entre a contratação e o início da operação

A implantação começa pela definição do que precisa funcionar primeiro. A RHGestor reúne soluções para Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento, Avaliação de Desempenho e Performance e operações essenciais de RH. Por isso, cada projeto precisa traduzir a necessidade da empresa em um escopo viável, com prioridades claras.

1. Diagnóstico das necessidades

Na primeira etapa, a empresa apresenta o cenário atual, os processos que pretende melhorar, os sistemas já utilizados e os resultados esperados. É o momento de responder perguntas que influenciam todo o projeto: quais áreas usarão a plataforma, quais unidades serão atendidas, quais perfis de acesso serão necessários e quais dados precisam estar disponíveis desde o início.

Um bom diagnóstico evita dois problemas comuns: configurar funcionalidades que não serão usadas e deixar de fora uma rotina essencial para a operação. Quanto mais objetiva for a priorização inicial, mais previsível tende a ser o cronograma.

2. Definição do escopo e dos módulos

Com o diagnóstico em mãos, são definidos os módulos, as entregas, os responsáveis e a ordem de implantação. A empresa não precisa implantar todos os módulos de uma vez. É possível começar pelas frentes mais urgentes e expandir a utilização de forma planejada, conforme a estratégia de RH e o amadurecimento das equipes.

Por exemplo, uma empresa pode priorizar recrutamento e admissão digital em um primeiro momento, deixando avaliações de desempenho e trilhas de desenvolvimento para uma próxima etapa. A decisão deve considerar impacto para o negócio, dependências entre processos e capacidade interna de acompanhar o projeto.

3. Reunião de início do projeto

Depois de definido o escopo, ocorre a reunião de início do projeto. Nela, são alinhados o cronograma, os canais de comunicação, os marcos de validação, os responsáveis de cada lado e os materiais que o cliente precisa disponibilizar.

Essa reunião transforma a contratação em um plano operacional. A empresa sabe quem precisa decidir, o que precisa entregar e em que momento cada etapa será validada.

4. Configuração e personalização da plataforma

Nesta fase, a RHGestor é configurada de acordo com o escopo aprovado. Isso pode incluir estrutura organizacional, filiais, cargos, áreas, perfis de acesso, fluxos de aprovação, formulários, competências, etapas de recrutamento, regras de avaliação e comunicações automáticas.

Em operações com múltiplos CNPJs, unidades ou níveis hierárquicos, esse mapeamento ganha ainda mais importância. A plataforma permite definir acessos por unidade, área ou cargo, o que ajuda a preservar a autonomia dos times sem perder o controle central da gestão.

5. Preparação e migração dos dados

Sim, é possível migrar dados do sistema anterior, desde que a viabilidade e o escopo sejam avaliados no diagnóstico. A definição considera a forma como os dados estão disponíveis, os campos necessários, o histórico que faz sentido levar para a nova plataforma e as integrações contratadas.

Antes da carga, os dados passam por organização e validação. Cadastros incompletos, duplicidades, estruturas desatualizadas e ausência de campos obrigatórios podem exigir ajustes do cliente. A recomendação é começar pelo que sustenta a operação inicial, como colaboradores, estrutura organizacional, cargos e acessos, e tratar demais informações conforme o plano do projeto.

6. Integração com outros sistemas

As integrações são mapeadas desde o início para evitar retrabalho. A RHGestor informa que a plataforma pode se conectar por API ou importação manual a soluções como Domínio, Questor, Sênior, LG, TOTVS e outras.

Na prática, a implantação define quais dados serão enviados ou recebidos, qual sistema será a fonte de cada informação, com que frequência a atualização ocorrerá e quem validará os resultados. A compatibilidade e o formato de cada integração devem ser confirmados antes do início do projeto, especialmente quando há regras próprias de folha, admissões ou múltiplas unidades.

7. Treinamento dos usuários

A adoção não depende apenas da configuração técnica. RH, gestores e usuários-chave precisam entender como a plataforma se encaixa na própria rotina. Por isso, o treinamento deve considerar o papel de cada público:

1. o RH aprende a administrar processos, acompanhar indicadores e manter cadastros;
2. as lideranças são orientadas sobre aprovações, feedbacks, avaliações e consultas relevantes;
3. os usuários-chave testam a experiência real e ajudam a multiplicar o conhecimento internamente.

A RHGestor by Sólides informa oferecer treinamentos sob demanda, webinars mensais e materiais de apoio na Base de Conhecimento, além dos canais de suporte. O formato e a profundidade do treinamento devem acompanhar os módulos contratados e o perfil das equipes.

8. Testes, homologação e entrada em operação

Antes de disponibilizar a plataforma para toda a empresa, o time responsável testa os processos configurados. São conferidos acessos, fluxos, dados migrados, integrações, notificações e relatórios necessários para o início da rotina.

A homologação é a validação do cliente de que o escopo acordado está pronto para entrar em operação. Se houver ajustes, eles são tratados antes ou no plano de evolução definido. A entrada em operação deve acontecer quando o processo estiver validado, e não apenas quando a plataforma estiver configurada.

9. Acompanhamento após o lançamento

O início da operação não encerra a jornada. A RHGestor informa que a equipe de Customer Success acompanha as etapas para apoiar uma adoção rápida e segura. Após a liberação, esse acompanhamento ajuda a observar a adesão dos usuários, esclarecer dúvidas, orientar o uso dos recursos e identificar ajustes de processo.

Vale alinhar, ainda na negociação, como será o acompanhamento da conta, quais canais estarão disponíveis e como serão tratadas eventuais demandas de evolução. Assim, a empresa inicia a operação sabendo como obter suporte e como ampliar o uso da plataforma ao longo do tempo.

Cronograma de implantação em cerca de 30 dias

O cronograma abaixo é uma referência para projetos com escopo bem definido. Empresas com grande volume de dados, muitas unidades, integrações complexas ou mudanças frequentes de prioridade podem precisar de mais tempo.

Quem deve participar do projeto de implantação

Uma implantação eficiente é conduzida em parceria. A participação das pessoas certas reduz idas e vindas, acelera aprovações e evita que decisões importantes fiquem sem responsável.

O ideal é que o cliente escolha um responsável interno pelo projeto, com disponibilidade para centralizar dúvidas, organizar materiais e destravar aprovações. A velocidade da implantação depende tanto da execução técnica quanto da disponibilidade para decidir e validar.

Como os dados são protegidos durante a migração

A segurança precisa ser considerada desde o planejamento da migração. A RHGestor informa que os dados são hospedados em servidores com certificações de segurança ISO 27001, criptografia em trânsito e em repouso, controle de acessos granular e padrões alinhados ao GDPR e à LGPD.

No projeto, isso deve se traduzir em definições práticas: quem terá acesso às bases, quais informações serão migradas, por quais canais os arquivos serão compartilhados, quem aprova as cargas e como os dados serão conferidos antes da entrada em operação. Não se trata apenas de transferir uma planilha, mas de manter rastreabilidade e controle sobre informações sensíveis de pessoas.

O que pode atrasar a implantação

O prazo de cerca de 30 dias é mais viável quando o escopo está estabilizado e as áreas envolvidas conseguem responder dentro dos marcos definidos. Os fatores abaixo costumam exigir replanejamento:

1. alterações de escopo após o início da configuração;
2. dados incompletos, duplicados ou desatualizados;
3. demora para liberar acessos, APIs ou informações do sistema anterior;
4. integrações com regras técnicas mais complexas;
5. ausência de usuários-chave para testar e homologar os processos;
6. muitas unidades, perfis de acesso ou fluxos específicos sem mapeamento prévio;
7. baixa disponibilidade de RH, TI ou lideranças para tomar decisões.

Esses pontos não impedem a implantação. Eles apenas reforçam a necessidade de um diagnóstico preciso e de uma equipe interna disponível para o projeto.

Quanto tempo demora a implantação?

Em geral, a RHGestor by Sólides pode estar pronta para uso em cerca de 30 dias. O prazo depende do tamanho do projeto, do volume e da qualidade dos dados, dos módulos escolhidos, das integrações e do tempo de resposta do cliente nas validações.

É possível migrar dados do sistema anterior?

Sim. A viabilidade é analisada na etapa de diagnóstico, considerando a origem dos dados, os campos disponíveis, o histórico necessário e a forma de integração ou importação.

A empresa precisa implantar todos os módulos de uma vez?

Não. O escopo pode ser priorizado por módulos ou processos, para que a empresa comece pelo que gera mais impacto e avance de forma planejada.

Quem deve participar do projeto?

RH, TI quando houver requisitos técnicos ou integrações, lideranças que validam processos e usuários-chave que testam a plataforma. Também é recomendável definir uma pessoa responsável por centralizar as decisões do cliente.

Como são realizadas as integrações?

A RHGestor by Sólides informa integração via API ou importação manual com soluções de mercado. Antes do início, o projeto deve definir sistemas envolvidos, dados trocados, frequência de atualização e responsáveis pela validação.

Os colaboradores e gestores recebem treinamento?

O treinamento é organizado conforme os perfis de uso e os módulos contratados. RH, gestores e usuários-chave recebem orientações compatíveis com as rotinas que executarão na plataforma.

O que acontece depois que a plataforma entra em operação?

Após a entrada em operação, a empresa conta com acompanhamento para apoiar a adoção, tratar dúvidas e evoluir o uso da solução conforme o plano definido.

Existe acompanhamento de Customer Success?

Sim. A RHGestor informa que a equipe de Customer Success acompanha as etapas da implementação para apoiar a adoção. Vale confirmar na proposta como será o acompanhamento previsto para o projeto da sua empresa.

Próximo passo para avaliar a implantação da sua empresa

Se o prazo, a migração de dados, a integração com a folha ou a adesão das equipes são pontos decisivos para a sua contratação, o próximo passo é avaliar o cenário real da operação.

Em uma conversa comercial, é possível mapear os sistemas atuais, os módulos prioritários, os dados disponíveis, as integrações necessárias e a estimativa de cronograma para o seu projeto.

Solicite uma proposta da RHGestor e leve para a conversa as principais informações da sua empresa. Quanto mais claro estiver o cenário atual, mais preciso será o plano de implantação.